洛阳市住房和城乡建设局
关于印发加强建设工程电子档案编制工作的
规定的通知
洛建〔2019〕23号
各建设、监理、设计、勘察、施工单位:
现将《洛阳市住房和城乡建设局关于加强建设工程电子档案编制工作的规定》印发给你们，望认真对照，严格执行。
2019年2月18日
洛阳市住房和城乡建设局
加强建设工程电子档案编制工作的规定
为加强洛阳市建设工程电子文件的归档管理，建立真实、准确、完整、有效的建设工程电子档案，保证建设工程电子文件和电子档案的安全形成、科学归档、妥善保管与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)等有关法律法规，结合我市实际，现就建设工程电子档案编制工作提出如下具体要求：
一、建设工程电子文件是指在工程建设过程中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称工程电子文件。建设电子档案是指具有保存和利用价值并归档的建设电子文件，主要包括建设业务管理电子档案和建设工程电子档案。
二、洛阳市建筑、市政和轨道工程电子档案编制及移交软件（以下简称“软件”）是工程项目建设过程中制作电子文件和编制电子档案应使用的工具。适用于建设、勘察、设计、施工、监理、检测、检验等单位建设工程电子文件的制作、归档和电子档案的编制、验收及移交，由洛阳市城建档案馆配发。
三、建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程纸质档案和工程电子档案进行预验收。
四、列入城建档案馆管理机构接收范围的建设工程，应在国家规定的期限内，由建设单位负责工程电子文件管理及组织协调，并将建设工程电子档案与纸质档案同步向当地城建档案管理机构移交。
五、建设工程电子档案的移交内容与建设工程纸质档案归档内容一致。
六、电子文件和电子档案的形成、保管和提供利用各单位应采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。
七、电子档案采取离线式归档，归档内容须使用专业杀毒软件进行杀毒，以保证电子档案的安全。归档载体为只读光盘，不允许采用其它载体。
八、电子档案移交前，移交单位应对准备移交的电子档案进行检测，全部合格后方可移交。
九、电子文件格式要求。档案馆接收的电子文件格式为pdf格式。档案馆提供的软件生成的文件格式为pdf格式。 档案中需要扫描的文件，纸质文件为200dpi，图纸为300dpi，灰度扫描，扫描时应先扫描成jpg格式文件，经过对图片进行处理（纠偏、去污等）后，一份文件要合成一个pdf文件，便于查档利用。
十、为了保障电子文件的合法性，软件中使用了电子签名。法人电子签名的行为主体为各建设、施工、监理单位；管理及专业技术人员电子签名的行为主体为建设、施工、监理单位的法人代表、技术负责人、项目经理、总监理工程师、监理工程师、质检员、档案员。以上单位及人员均需办理电子签名资格注册。
十一、软件实行项目注册管理制。工程项目办理《建设工程施工许可证》、《建设工程规划许可证》前，建设、施工、监理单位须到城市建设档案管理部门办理项目注册。建设单位以工程项目名称和单位工程名称注册；施工单位、监理单位以单位工程名称注册。档案馆免费给相关单位发放工程注册码，以便于档案资料编制等工作。
十二、本通知要求自2019年3月1日起实行。
